Znak sprawy: ZP.3321/31/2017 – Dotyczy zapytania ofertowego na dostawę i wdrożenie oprogramowania medycznego dla potrzeb MWOMP.

Płock, dnia  28.12.2017r.

Do Wykonawców

 

 

Znak sprawy: ZP.3321/31/2017

 

Dotyczy zapytania ofertowego na dostawę i wdrożenie oprogramowania medycznego dla potrzeb MWOMP.

 

W związku z nadesłanymi pytaniami w sprawie przedmiotu zamówienia Mazowiecki Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy udziela następujących odpowiedzi:

 

 Pytania do załącznika nr 3 Istotne postanowienia umowy

 

1. PYTANIE do pkt 1.2 Definicji: Czy Zamawiający potwierdza, że przez „Dokumentację Aplikacji” należy rozumieć dokumentację dołączoną do Oprogramowania zdefiniowanego w pkt 1.5 Definicji ?

Zwracamy uwagę, że Umowa nie posługuje się pojęcie „Oprogramowanie Aplikacyjne”, które pojawia się w definicji „Dokumentacja Aplikacji”. Tym samym stwarza to wątpliwości, czy poza Oprogramowaniem zdefiniowanym w pkt 1.5, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć także inne Oprogramowanie Aplikacyjne ?

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający potwierdza, iż przez Dokumentację Aplikacji należy rozumieć dołączoną do Oprogramowania zdefiniowanego w pkt 1.5 Definicji.

 

2. PYTANIE do § 2 ust. 5: Czy Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca wskazał ewentualnych podwykonawców i zakres podwykonawstwa na etapie realizacji Umowy ?

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza możliwość zgłoszenia podwykonawców na każdym etapie realizacji umowy, pod warunkiem iż fakt przystąpienia podwykonawcy do realizacji określonego zakresu czynności będzie zgłoszony i uzgodniony wcześniej z Zamawiającym.

 

3. PYTANIE do § 4 ust. 1: Czy Zamawiający dopuszcza uzupełnienie § 4 o następujące postanowienie:

„Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania obowiązków wynikających z umowy w sposób zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania umowy. W przypadku, gdy dokonanie wykonanie zobowiązań umownych wiąże się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego, co zostanie odnotowane w odpowiednim protokole i wstrzymać się z rozpoczęciem czynności i prac do czasu zabezpieczenia danych przez Zamawiającego, chyba że Zamawiający uzna, że ryzyko utraty danych nie występuję. Jeżeli według Zamawiającego, występuje ryzyko utraty danych, Zamawiający przekaże Wykonawcy zgodę na kontynuację prac. Zamawiający zabezpieczy te dane poprzez wykonanie ich kopii zapasowych.

Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody polegające na utracie danych, kosztach związanych z ich odtworzeniem oraz niemożnością korzystania z danych utraconych przez Zamawiającego, jeżeli poinformował Zamawiającego o ryzyku utraty danych w trakcie wykonywania prac i umożliwił Zamawiającemu wykonanie kopii zapasowych tych danych. Obowiązek sporządzenia kopii zapasowych danych aktualnych i archiwalnych, oraz odtwarzania utraconych lub zmienionych danych obciąża wyłącznie Zamawiającego.”

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza uzupełnienie § 4 o następujące postanowienie:

 „Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania obowiązków wynikających z umowy w sposób zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania umowy. W przypadku, gdy dokonanie wykonanie zobowiązań umownych wiąże się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować  o tym Zamawiającego, co zostanie odnotowane w odpowiednim protokole i wstrzymać się  z rozpoczęciem czynności i prac do czasu zabezpieczenia danych przez Zamawiającego, chyba że Zamawiający uzna, że ryzyko utraty danych nie występuję. Jeżeli według Zamawiającego, występuje ryzyko utraty danych, Zamawiający przekaże Wykonawcy zgodę na kontynuację prac. Zamawiający zabezpieczy te dane poprzez wykonanie ich kopii zapasowych.

 Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody polegające na utracie danych, kosztach związanych z ich odtworzeniem oraz niemożnością korzystania z danych utraconych przez Zamawiającego, jeżeli poinformował Zamawiającego o ryzyku utraty danych w trakcie wykonywania prac i umożliwił Zamawiającemu wykonanie kopii zapasowych tych danych. Obowiązek sporządzenia kopii zapasowych danych aktualnych i archiwalnych, oraz odtwarzania utraconych lub zmienionych danych obciąża wyłącznie Zamawiającego.”

 

4. PYTANIE do § 4 ust. 1: Czy Zamawiający zapewni Wykonawcy w całym okresie trwania umowy i w okresie udzielonej gwarancji zdalny dostęp do Oprogramowania (za pośrednictwem szyfrowanego połączenia, np. VPN) w zakresie umożliwiającym zdalne wdrożenie tego Oprogramowanie oraz realizowanie zobowiązań wynikających z udzielonej gwarancji/rękojmi ?

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający zapewni Wykonawcy zdalny dostęp za pomocą szyfrowanego połączenia VPN.

 

5. PYTANIE do § 5 ust. 2: Czy Zamawiający dopuszcza, aby wniosek o gotowość do odbioru był przekazywany w formie dokumentowej, np. w postacie poczty elektronicznej kierowanej na adres Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego na etapie realizacji Umowy ?

Zwracamy uwagę, że taka forma dokumentowa przekazywania informacji jest powszechna.

Czy Zamawiający może określić termin, który zostanie wyznaczony Wykonawcy na usunięcie ewentualnych nieprawidłowości ujawnionych w ramach odbioru Etapu, np. „W przypadku ujawnienia nieprawidłowości Etapu, Zamawiający wyznaczony Wykonawcy dodatkowy termin, co najmniej 7 dni, na usunięcie ewentualnych nieprawidłowości, po upływie którego przeprowadzi ponowny odbiór Etapu” ?

W ocenie Wykonawcy procedura odbiorowa winna uwzględniać także terminy dla usuwania ewentualnych nieprawidłowości ujawnionych w przedmiocie odbioru.

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza, aby wniosek o gotowość do odbioru był przekazywany w formie dokumentowej, np. w postacie poczty elektronicznej kierowanej na adres Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego na etapie realizacji Umowy.

Każdorazowo podczas dokonywanego odbioru Etapu, jeżeli wystąpią nieprawidłowości zostanie wyznaczony niezbędny uzgodniony między Stronami  czas na ich usunięcie. Wykonawca powinien mieć na uwadze fakt, iż przesunięcie terminu odbioru Etapu 1 spowoduje skrócenie okresu realizacji Etapu 2.

 

6. PYTANIE do § 8: Czy Zamawiający potwierdza, że Zamawiający nie naliczy Wykonawcy kar umownych za opóźnienie (określonych w § 8 ust. 1) pkt c) i d), jeżeli opóźnienie to jest następstwem działania lub zaniechania Zamawiającego lub działania Siły Wyższej ?

W takich przypadkach, Wykonawca nie może ponosić odpowiedzialności za przekroczenie terminów umownych.

Czy Zamawiający dopuszcza umowne określenie limitu dla naliczanych kar umownych w następującej wysokości:

„Łączna wysokość naliczonych kar umownych na podstawie Umowy nie przekroczy 50% łącznej kwoty netto określonej w § 6 ust. 1 Umowy” ?

Zwracamy uwagę, że limit kar umownych nie ogranicza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania uzupełniającego, a Wykonawcy pozwoli na oszacowanie ryzyka i określenie ceny ofertowej na niższym poziomie.

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający nie naliczy Wykonawcy kar umownych za opóźnienia, które są następstwem  działania Siły Wyższej lub działania i zaniechania Zamawiającego. Każda taka sytuacja będzie wymagała potwierdzenia w postaci stosownego protokołu.

Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie zapisu do umowy o następującej treści „Łączna wysokość naliczonych kar umownych na podstawie Umowy nie przekroczy 50% łącznej kwoty netto określonej w § 6 ust. 1 Umowy”.

 

7. PYTANIE do § 8 ust. 2: Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do Umowy ograniczenia wartości odszkodowania do wartości Umowy z wyłączeniem utraconych korzyści?

Odpowiedzialność odszkodowawczą proponujemy ograniczyć do wysokości rzeczywiście powstałej (faktycznie wyrządzonej) straty powstałej w razie ewentualnego naruszenia warunków umowy. W granicach określonych w umowie Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność odszkodowawczą za normalne następstwa swoich zachowań, ale z ograniczeniem jego odpowiedzialności do poniesionej przez Zamawiającego straty (szkody) z wyłączeniem utraconych korzyści oraz do wartości łącznej umowy. Powyższe pozwala precyzyjniej określić ryzyka i ewentualne koszty finansowe, w związku z zawarciem umowy. Wobec powyższego, zaproponowany zapis, który w dalszym ciągu chroni Zamawiającego, uwzględnia również uzasadniony interes drugiej strony umowy pozwalając Wykonawcy na oszacowanie ryzyka związanego z realizacją umowy.

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający nie zmienia zapisu § 8 ust. 2.

 

8. PYTANIE do § 6 ust. 3 pkt a): Czy Zamawiający dopuszcza zmianę postanowienia w sposób następujący:

„korzystanie z Oprogramowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na standardowych warunkach licencyjnych producentów Oprogramowania, tj. co najmniej na następujących polach eksploatacji określonych w art. 74 ust. 4 pkt. 1) Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, tj. prawo do trwałego lub czasowego zwielokrotniania Oprogramowania w całości lub części w celu wprowadzenia, przechowywania, uruchamiania, i wyświetlenia Oprogramowania w ramach organizacji Zamawiającego, z zachowaniem ograniczeń licencyjnych odnoszących się liczby kopii, użytkowników i maszyn na jakich Oprogramowanie może być eksploatowane, z tym jednak zastrzeżeniem że ograniczenia takie nie mogą być sprzeczne z OPZ” ?

Warunki licencyjne producenta Oprogramowania określają ograniczenia licencyjne i Wykonawca w tym zakresie nie może zapewnić oprogramowania bez tych ograniczeń. W każdym jednak przypadku ograniczenia te nie będą pozostawać w sprzeczności z OPZ i w tym zakresie zapewnią Zamawiającemu oczekiwane warunki licencyjne na korzystanie z Oprogramowania w ramach organizacji Zamawiającego.

Czy Zamawiający może zdefiniować maksymalną liczbę kopii, użytkowników i maszyn na jakich Oprogramowanie może być eksploatowane w organizacji Zamawiającego, jak ma być objęta licencją udzieloną na korzystanie z Oprogramowania ?

Zwracamy uwagę, że wartość opłaty licencyjnej uzależniona jest od liczby kopii, użytkowników i maszyn na jakich Oprogramowanie może być eksploatowane, bowiem kryteria te decydują zarówno o wysokości opłaty licencyjnej, jak również o kosztach świadczenia serwisu gwarancyjnego.

Zwracamy uwagę, że OPZ nie określa ograniczeń licencyjnych, o jakich stanowi § 11 ust. 3.

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza zmianę postanowienia § 11 ust. 3 pkt a) w sposób następujący:

„korzystanie z Oprogramowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na standardowych warunkach licencyjnych producentów Oprogramowania, tj. co najmniej na następujących polach eksploatacji określonych w art. 74 ust. 4 pkt. 1) Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, tj. prawo do trwałego lub czasowego zwielokrotniania Oprogramowania w całości lub części w celu wprowadzenia, przechowywania, uruchamiania, i wyświetlenia Oprogramowania w ramach organizacji Zamawiającego, z zachowaniem ograniczeń licencyjnych odnoszących się liczby kopii, użytkowników i maszyn na jakich Oprogramowanie może być eksploatowane, z tym jednak zastrzeżeniem że ograniczenia takie nie mogą być sprzeczne z OPZ”

 

Maksymalna liczba kopii, użytkowników i maszyn na jakich oprogramowanie może być eksploatowane – 180 osób.

 

9. PYTANIE do § 12 ust. 3 (dotyczy także pkt a) i b) tego ust.): Czy Zamawiający – ze względów podatkowych – dopuszcza zmianę sformułowania „bezpłatnie” na „w ramach wynagrodzenia określonego w Umowie” ?

Wykonawca bowiem świadczy gwarancję, jak również zapewnia subskrypcję Oprogramowania w ramach wynagrodzenia, a nie nieodpłatnie.

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza zmianę sformułowania „bezpłatnie” na „w ramach wynagrodzenia określonego w Umowie”.

 

Pytania do Umowa o ochronie danych osobowych:

1. PYTANIE do § 1 ust. 25: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę definicji Przetwarzanie danych, z tego powodu, że przedmiot obejmuje przetwarzanie danych wrażliwych, podlegających szczególnej ochronie ?

 

Zdaniem Wykonawcy, Wykonawca nie powinien być upoważniony na podstawie umowy do przetwarzania danych osobowych poprzez ich: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

Czy wobec powyższego Zamawiający dopuszcza zmianę postanowienia w sposób następujący:

5”Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak weryfikowanie i kopiowanie w zakresie objętym Umową nr____ ?

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza zmianę § 1 ust. 5 Umowy o Ochronie danych Osobowych, poprzez wprowadzenie zapisu „Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak weryfikowanie  i kopiowanie w zakresie objętym Umową nr____ ”

 

2. PYTANIE do § 5 ust. 2: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zakresu przetwarzania, z tego powodu, że przedmiot obejmuje przetwarzanie danych wrażliwych, podlegających szczególnej ochronie ?

Zdaniem Wykonawcy, Wykonawca nie powinien być upoważniony na podstawie umowy do przetwarzania danych osobowych poprzez ich:

a) utrwalenie

b) przechowywanie

c) przekazywanie

d) zmienianie

e) usuwanie.

Czy wobec powyższego Zamawiający dopuszcza zmianę postanowienia w sposób następujący:

Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych na mocy umowy danych osobowy przez ich:

a) weryfikację

b) kopiowanie

na zasadach i celu określonym w Umowie nr____ oraz niniejszej Umowie Powierzenia przetwarzania danych osobowych ?

Zgodnie z § 4 ust. 1:

Wykonawca ani pracownicy Wykonawcy nie są uprawnieni do zakładania oraz posiadania lub tworzenia jakichkolwiek kopii dokumentów zawierających Dane osobowe – w tym formularzy zawierających Dane osobowe lub baz Danych osobowych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, na dyskach komputerowych i arkuszach kalkulacyjnych innych, niż wynikające z realizacji Umowy nr___.

 

Odpowiedź Zamawiającego

Zamawiający dopuszcza zmianę § 5 ust. 2 Umowy o Ochronie danych Osobowych, poprzez wprowadzenie zapisu:

„Wykonawca zobowiązuje się   do przetwarzania  powierzonych na mocy umowy danych osobowy przez ich:

1. weryfikację

2. kopiowanie

na zasadach i celu określonym w Umowie nr____ oraz niniejszej Umowie Powierzenia przetwarzania danych osobowych.”

Beata Rakowska

Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych

Główny Księgowy

 

Sprawę prowadzi:

Daniel Igielski

tel. kom. 695 696 206

Go to Top